MyVDS Webportal

Mehr als nur ein Dokumentenarchiv und Reporting

Das MyVDS Webportal ist für alle unsere Kunden aus Anforderungen der vergangenen 10 Jahren eCommerce & Fulfillment entstanden. Spezielle Auswertungen und Reports, kundenspezifische Kennzahlen und Kostenaufstellungen, haben den Wunsch gestärkt sich nicht nur auf Drittanbieter stützen zu müssen. Ein internes Entwicklerteam erweitert täglich den Funktionsumfang und hat so ein umfangreiches Webportal geschaffen.

Detaillierte Wareneingangsinformationen und Dokumente werden in einer Cloud abgelegt und stehen online zur Verfügung. Ein Ticketsystem professionalisiert die Kommunikation in der Zusammenarbeit. Controlling und Reporting sind fest verankert und verknüpfen Daten und Kennzahlen aus Online-Shop, ERP-System, Warehouse-Management und Fulfillment. Retouren lassen sich standortübergreifend und gleichzeitig von mehreren Teams bearbeiten.
  • Wareneingang / Lieferscheine
  • Ticketsystem
  • Controlling & Reports
  • Retourenmanagement

Wareneingangscontrolling

Ein schneller und effizienter Wareneingang ist Ziel eines jeden Versanddienstleisters und beeinflusst entscheidend die Fulfillmentkosten. Insbesondere dann, wenn Waren Just-In-time angeliefert werden und mit möglichst knappen Lagerbeständen gearbeitet wird, ist eine schnelle Verarbeitung wichtig.

Mit dem MyVDS Webportal haben alle unsere Kunden die Möglichkeit Probleme detailliert zu erkennen und dauerhafte Verbesserungen mit ihren Lieferanten zu erzielen. Alle Lieferscheine / Lieferdaten werden hier abgelegt, lassen sich nach Dauer der Bearbeitung , Abweichungen der Mengen, Schäden bei Anlieferungen und Sonderzeiten auswerten.

Alle Anlieferungen können dort avisiert werden und helfen uns als Fulfillment-Dienstleister eine optimale Personalplanung vornehmen zu können. Besonderheiten wie Bio-Eingangs-Kontrollen von Waren werden hier archiviert.

Online-Ticketsystem / Issue-Tracking

Wichtiger Bestandteil des MyVDS ist ein integriertes Helpdesk. Mittels Tickets findet eine Interaktion zwischen Auftraggebern und Mitarbeitern statt. Einzelne Abteilungen im Lager können so direkt angesprochen und zu Handlungen aufgefordert werden.

Lageraufträge lassen sich anweisen, Sonderaufgaben gezielt zuteilen und Feedbacks unmittelbar einfordern. Die Vergabe von unterschiedlichen Prioritäten sorgt dafür, dass die Wichtigkeit von Anfragen beachtet wird.

Die Analyse langjähriger Kommunikation zwischen Kunde und Versandlager hat dazu beigetragen, dass heute Anfragen zuverlässiger und schneller bearbeitet werden können, als es eMails zuließen. Auch weniger Telefonanrufe steigern letztlich die Servicequalität, da Aufgaben so nicht direkt unterbrochen werden und fehlerfrei abgeschlossen werden.

Controlling und Reporting

Viele Performance-Kennzahlen (KPIs) sind für alle Versandhändler gleich. Durchlaufzeiten, Versandquoten, Lagermengen, Lagerwerte, Retourenquoten und Sales-Kennzahlen interessieren jeden Händler und differenzieren nur gering in der Ermittlung und Aussagekraft.

Ändern sich jedoch die Anforderungen an Berichte und Kennzahlen, so bieten wir mit dem MyVDS die passende Lösung. Wir erstellen Ihnen aus unterschiedlichen Datenquellen passende Reports. Ob als Widget im Onlineportal, oder als Bericht mit Excel Download, wir finden die passende Darstellung.

Auch sehr gefragt sind Push-Benachrichtigungen per eMail, die das Tagesgeschehen einzelner Bereiche kurz und präzise zusammenfassen. Die aufbereitete Informationsübermittlung in einer eMail ist oft besser als jeder Bericht in einer Client-Anwendung. Die Daten sind von uns per eMail bereits fertig zusammengestellt und führen so zu schnelleren Reaktionsmöglichkeiten, als wenn sie sich selbst beschafft werden müssten. So ist es beispielsweise besser per Notification informiert zu werden, dass eine Amazon-Schnittstelle seit bestimmter Zeit keine Bestellungen mehr übermittelt, als selber pro aktiv täglich danach schauen zu müssen.

Retourenportal

Neben dem Paketversand ist auch die Retourenbearbeitung ein Tagesgeschäft für Fulfillmentdienstleister. Eine lückenlose Kommunikation ist dabei im Prozess entscheidend. Je besser die Retourenaufnahme im Lager erfolgt, desto schneller und kostengünstiger ist die Klärung im Kundenservice. Ob DHL Paket Rückläufer oder vom Kunden frankierte Pakete, die Retourenverarbeitung beeinflusst entscheidend die Kosten.

Im MyVDS Retourenmanagement werden alle Fälle aufgenommen und sind ortsunabhängig einsehbar. Alle notwendigen Bilder und Begleitdokumente sind Fallbezogen hinterlegt. Direkte Einlagerungen von Artikeln, die Vernichtung von defekten Produkten, Sperrlagerungen oder Neuversände sind komplett integriert. Sofern als Dienstleistung gewünscht, kann unmittelbar nach erfolgreicher Bearbeitung im Lager die Gutschrift erstellt und die Erstattung durchgeführt werden.

Umfassende Auswertungen zu retournierten Artikeln mit Rücksendegründen, Rücksendekosten, Bearbeitungsaufwand und Retourenquoten sind direkt als Kennzahlen und Reports einsehbar.

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